Como os colaboradores em equipas remotas trabalham juntos com sucesso
Nos últimos anos, termos como “equipa totalmente distribuída” e “equipa remota” tornaram-se cada vez mais comuns. Existem inúmeras publicações sobre quais as ferramentas a utilizar para dominar a comunicação e a coordenação.
Ao mesmo tempo, o grupo de pessoas que não acredita em equipas remotas continua a ser enorme.
Consideramos útil distinguir entre diferentes tipos de trabalho remoto, por um lado, e compreender qual é o verdadeiro desafio, por outro. Só depois devemos falar de ferramentas e processos.
Este artigo do blogue pretende dar-lhe uma primeira visão sobre o tema das “equipas remotas”.
Quais são os tipos de “trabalho remoto”?
Os termos “trabalho remoto” ou “trabalhar à distância” estão agora firmemente estabelecidos no nosso vocabulário. No entanto, são frequentemente utilizados para cenários muito diferentes. Na nossa prática, estamos familiarizados com três opções possíveis.
Preço fixo e âmbito fixo
Neste cenário, existe uma tarefa bem definida que precisa de ser concluída. O cliente entrega a tarefa ou o projeto a um freelancer e paga um preço fixo. Um exemplo disto é um designer gráfico a quem é pedida a criação de uma brochura.
Este caso não é problemático porque não se trata de uma equipa. Além disso, o preço e o desempenho estão claramente definidos. Se o serviço não for prestado, também não há pagamento.
Colaborador permanente
Isto refere-se a um colaborador contratado por uma empresa que trabalha frequentemente em casa, mas que também está regularmente no escritório.
Vários programadores de software
Vivem em países diferentes, espalhados pelo mundo, e nunca ou raramente se veem pessoalmente. Os programadores trabalham à hora ou estão contratados permanentemente. Juntos, como uma equipa, criam uma aplicação de software.
O desafio de trabalhar remotamente reside nos cenários 2 e 3, quando é destacada uma equipa que precisa de ser gerida. Neste artigo, abordaremos, portanto, exatamente estes casos.
A característica especial das equipas remotas
Para compreender qual é o verdadeiro desafio, precisamos de nos colocar no lugar da pessoa que trabalha remotamente, por um lado, e da pessoa que coordena o trabalho como gestor ou com responsabilidade orçamental, por outro.
Quando se sentam juntos num escritório, absorvem informação inconscientemente. Isto aplica-se, por exemplo, ao estado de espírito dos colegas, que pode ser contagiante e motivador. Também se pode ver se alguém está a trabalhar intensamente em algo ou se está mais relaxado ao longo do dia.
Também obtém mais detalhes sobre o projeto através de conversas informais. Muitas vezes, esta informação é importante, mas nem sequer tem consciência disso. A pressão do tempo e a urgência das tarefas são percebidas mais facilmente.
Este fluxo de informação com efeitos psicológicos desaparece completamente quando se trabalha remotamente ou em teletrabalho. Isto pode levar a vários efeitos.
Qual é o impacto do “trabalho remoto”?
Os efeitos na equipa e no gestor são muitos. Uma vez que os colaboradores não estão presentes, o gestor não tem a certeza de que a equipa está a trabalhar, ficando com a sensação de que os colegas se estão a divertir.
Os membros individuais da equipa sentem uma distância em relação ao resto do grupo e, por vezes, desenvolvem menos ambição. Precisam da dinâmica de grupo para trabalhar de forma eficiente e com motivação.
Devido à falta de pequenos mas importantes detalhes, os membros da equipa nem sempre conseguem desempenhar as suas tarefas de forma ideal.
Estes efeitos podem afetar significativamente a produtividade e a criatividade da equipa. Inúmeras tentativas de criar uma equipa totalmente distribuída falharam. Por isso, é importante reconhecer quais as medidas a tomar para não comprometer o sucesso.
Controlar a equipa remota com as medidas certas
Medidas adequadas devem garantir que toda a informação relevante seja bem estruturada, distribuída e percebida, para que cada colaborador possa desempenhar bem as suas tarefas.
É adicionalmente importante estimar (aproximadamente) quanto um colaborador trabalha – tanto em termos de tempo como de quantidade e tarefas.
Como objetivo adicional, deve ser estabelecido e constantemente mantido um espírito de equipa para que os colaboradores estejam motivados.
O fator decisivo é a seleção de colaboradores
Mesmo no início, as equipas podem estar condenadas ao fracasso se não for prestada atenção à seleção correta dos colaboradores. Preste mais atenção às seguintes características, ainda mais do que num cenário de escritório padrão:
- Em maior medida, o colaborador deve ser capaz de trabalhar de forma independente e coordenar-se a si próprio e à sua rotina diária. A autodisciplina desempenha aqui um papel central.
- Muito importante é a capacidade de se expressar de forma clara e compacta, tanto oralmente como por escrito. Isto ajuda a evitar mal-entendidos. Deve ser mantido um tom amigável.
A nossa experiência mostra que as entrevistas de recrutamento são decisivas. Aqui, até os gestores de RH mais jovens ficam muitas vezes sobrecarregados por lhes faltar a experiência de como identificar o candidato certo que se enquadre bem numa equipa.
Algumas dicas para equipas remotas
É vantajoso para um novo colaborador estar fisicamente presente para a integração. Isto cria um vínculo pessoal com a empresa e a equipa. A familiarização é mais fácil porque as perguntas podem ser feitas mais rapidamente.
São necessários diferentes tipos de reuniões para diferentes problemas. Por um lado, algumas reuniões servem para estruturar o trabalho e, por outro, reuniões onde o trabalho e as tarefas são distribuídos.
É muito importante que o resultado da primeira categoria de reuniões seja a introdução das tarefas num sistema, descritas com detalhe suficiente. A segunda categoria de reuniões é mais um ritual diário. Estas reuniões de equipa servem para determinar quem está a trabalhar em quê e se existem obstáculos, quem pode ajudar, etc.
O uso de telefone e e-mail apresenta desvantagens significativas na gestão de equipas remotas. É preferível utilizar sistemas como o Zoom, Slack, Microsoft Teams, etc., porque permitem criar canais de comunicação específicos por tema, e a comunicação pode ocorrer quase como numa conversa presencial.
Existe também a opção de comunicação diferida no tempo. Além disso, os participantes podem ser adicionados e removidos de um canal de comunicação. Esta flexibilidade e foco provaram ser muito benéficos.
Na ausência de uma copa e de conversas de corredor, é necessário um substituto para incentivar a ligação emocional entre os colaboradores. Isto ajuda a criar espírito de equipa. É aconselhável criar chats especiais para temas privados. A gestão deve assumir inicialmente um papel de exemplo, partilhando algumas fotos de férias ou dando os parabéns num aniversário.
Sempre que financeiramente possível, a equipa deve reunir-se várias vezes por ano. O planeamento trimestral pode, por exemplo, ser combinado com uma excursão conjunta (caminhadas, rafting ou semelhante). Isto é especialmente importante logo no início, quando a equipa é formada e inicia o seu trabalho.
Conclusão
As equipas remotas são mais difíceis de gerir do que as equipas que trabalham juntas no mesmo edifício ou escritório. A seleção de colaboradores, a comunicação, as ferramentas e os processos de gestão são fundamentais.
Leia o nosso artigo no blogue sobre a melhor forma de proceder ao criar uma equipa de desenvolvimento de software e quais as estratégias e ferramentas que podem ajudar nos seus projetos.
A comunicação com equipas remotas nem sempre é fácil. Problemas de comunicação ocorrem frequentemente, mas podem ser eliminados com o conhecimento e as medidas adequadas.
Finalmente, aqui estão alguns links para empresas que se estabeleceram como pioneiras no campo das equipas remotas:
