Comment les collaborateurs des équipes à distance collaborent avec succès
Ces dernières années, des termes tels que « équipe entièrement distribuée » et « équipe à distance » sont devenus de plus en plus courants. Il existe de nombreuses publications sur les outils à utiliser pour maîtriser la communication et la coordination.
Dans le même temps, le groupe de personnes qui ne croient pas aux équipes à distance est encore immense.
Nous pensons qu’il est utile de distinguer les différents types de travail à distance d’une part, et de comprendre quel est le véritable défi d’autre part. Ce n’est qu’ensuite que nous devrions parler d’outils et de processus.
Cet article de blog est destiné à vous donner un premier aperçu du sujet des « équipes à distance ».
Quels sont les types de « travail à distance » ?
Les termes « travail à distance » ou « télétravail » sont désormais bien ancrés dans notre vocabulaire. Cependant, ils sont souvent utilisés pour des scénarios très différents. Dans notre pratique, nous connaissons trois options possibles.
Prix fixe et périmètre fixe
Dans ce scénario, il y a une tâche bien définie qui doit être accomplie. Vous confiez la tâche ou le projet à un freelance et payez un prix fixe. Un exemple est celui d’un graphiste à qui l’on demande de créer une brochure.
Ce cas n’est pas problématique car il ne s’agit pas d’une équipe. De plus, le prix et la performance sont clairement définis. Si le service n’est pas fourni, il n’y a pas non plus de paiement.
Salarié permanent
Il s’agit d’un employé embauché par une entreprise qui travaille souvent à domicile mais qui se rend également régulièrement au bureau.
Plusieurs développeurs de logiciels
Ils vivent dans différents pays, dispersés à travers le monde, et ne se voient jamais ou extrêmement rarement. Les développeurs travaillent à l’heure ou sont employés de manière permanente. Ensemble, en tant qu’équipe, ils créent une application logicielle.
Le défi du travail à distance réside dans les scénarios 2 et 3 lorsqu’une équipe est déployée et doit être gérée. Dans cet article de blog, nous aborderons donc précisément ces cas.
La caractéristique particulière des équipes à distance
Pour comprendre quel est le véritable défi, nous devons nous mettre à la place de la personne travaillant à distance d’une part, et de la personne coordonnant le travail en tant que manager ou responsable de budget d’autre part.
Lorsque vous êtes ensemble dans un bureau, vous absorbez inconsciemment des informations. Cela s’applique, par exemple, à l’humeur des collègues, qui peut être contagieuse et motivante. Vous pouvez également voir si quelqu’un travaille de manière très intensive sur un sujet ou s’il est plus détendu au fil de la journée.
Vous obtenez également plus de détails sur le projet que vous glanez de manière informelle. Souvent, ces informations sont importantes, mais vous n’en avez même pas conscience. La pression du temps et l’urgence des tâches sont perçues plus facilement.
Ce flux d’informations aux effets psychologiques est complètement absent lors du travail à distance ou en télétravail. Cela peut entraîner divers effets.
Quel est l’impact du « travail à distance » ?
Les effets sur l’équipe et le manager sont nombreux. Comme les employés ne sont pas présents, le manager n’est pas convaincu que l’équipe travaille, mais a le sentiment que les collègues passent du bon temps.
Certains membres de l’équipe ressentent une distance par rapport au reste du groupe et développent parfois moins d’ambition. Ils ont besoin de la dynamique de groupe pour travailler efficacement et avec motivation.
Parce que de petits détails importants manquent, les membres de l’équipe ne peuvent pas toujours accomplir leurs tâches de manière idéale.
Ces effets peuvent impacter considérablement la productivité et la créativité de l’équipe. De nombreuses tentatives de mise en place d’une équipe entièrement distribuée ont échoué. Par conséquent, il est important de reconnaître les mesures à prendre afin de ne pas compromettre le succès.
Piloter l’équipe à distance avec les bonnes mesures
Des mesures appropriées doivent garantir que toutes les informations pertinentes sont bien structurées, distribuées et perçues afin que chaque employé puisse bien accomplir ses tâches.
Il est en outre important d’estimer (approximativement) combien un employé travaille — tant en termes de temps que de quantité et de tâches.
Comme autre objectif, un esprit d’équipe doit être établi et constamment entretenu afin que les employés soient motivés.
Le facteur décisif est la sélection des employés
Dès le début, les équipes peuvent être vouées à l’échec si l’on ne prête pas attention à la bonne sélection des employés. Accordez une attention particulière aux caractéristiques suivantes, encore plus que dans un scénario de bureau classique :
- Dans une plus large mesure, l’employé doit être capable de travailler de manière autonome et de coordonner lui-même son emploi du temps quotidien. L’autodiscipline joue ici un rôle central.
- La capacité à s’exprimer de manière claire et concise, tant à l’oral qu’à l’écrit, est très importante. Cela permet d’éviter les malentendus. Un ton amical doit être maintenu.
Notre expérience montre que les entretiens de recrutement sont « le nerf de la guerre ». Ici, même les jeunes responsables RH sont souvent dépassés car ils manquent d’expérience pour identifier le bon candidat qui s’intégrera bien dans une équipe.
Quelques conseils pour les équipes à distance
Il est avantageux pour un nouvel employé d’être physiquement sur place pour son intégration. Cela crée un lien personnel avec l’entreprise et l’équipe. L’acculturation est plus facile car les questions peuvent être posées plus rapidement.
Différents types de réunions sont nécessaires pour différents problèmes. D’une part, certaines réunions servent à structurer le travail, et d’autre part, des réunions où le travail et les tâches sont plutôt répartis.
Il est très important que le résultat de la première catégorie de réunions soit la saisie des tâches dans un système avec suffisamment de détails. La seconde catégorie de réunions est plutôt un rituel quotidien. Ces réunions d’équipe servent à déterminer qui travaille sur quoi et s’il y a des obstacles, qui peut aider, etc.
L’utilisation du téléphone et de l’e-mail présente des inconvénients majeurs pour la gestion d’équipes à distance. Il est préférable d’utiliser des systèmes comme Zoom, Slack, Microsoft Teams, etc., car des canaux de communication spécifiques aux sujets peuvent y être créés, et la communication peut se dérouler presque comme dans une conversation réelle.
Il existe également l’option de communication asynchrone. De plus, des participants peuvent être ajoutés ou retirés d’un canal de communication. Cette flexibilité et cette concentration se sont avérées très bénéfiques.
En l’absence de machine à café et de discussions de couloir, un substitut est nécessaire pour encourager le lien émotionnel entre les employés. Cela aide à créer un esprit d’équipe. Il est conseillé de créer des chats spéciaux pour les sujets privés. La direction doit initialement jouer un rôle de modèle ici et faire des choses comme partager quelques photos de vacances ou souhaiter un anniversaire.
Dans la mesure du possible financièrement, l’équipe devrait se réunir plusieurs fois par an. La planification trimestrielle peut, par exemple, être combinée avec une excursion commune (randonnée, rafting ou similaire). C’est particulièrement important au tout début, lorsque l’équipe est constituée pour la première fois et commence son travail.
Conclusion
Les équipes à distance sont plus difficiles à gérer que les équipes travaillant ensemble dans le même bâtiment ou bureau. La sélection des employés, la communication, les outils et les processus de gestion sont essentiels.
Lisez notre article de blog sur la meilleure façon de procéder lors de la constitution d’une équipe de développement logiciel et sur les stratégies et outils qui peuvent vous aider dans vos projets.
La communication avec les équipes à distance n’est pas toujours facile. Des problèmes de communication surviennent fréquemment, mais peuvent être éliminés avec les connaissances et les mesures appropriées.
Enfin, voici quelques liens vers des entreprises qui se sont imposées comme pionnières dans le domaine des équipes à distance :
