Outsourcing de TI Nearshore – Explicado de forma simples em 5 minutos

Está atualmente a considerar se o outsourcing de TI é adequado para a sua empresa? E depara-se com a questão de para que regiões externalizar, se o nearshoring é uma opção?

Então encontrará tudo o que é importante saber sobre nearshoring neste blogue. Explicamos quais as considerações básicas que estão no início.

Procuram-se especialistas de TI

 Existem normalmente duas razões principais pelas quais as empresas lidam com o tema do outsourcing e se deparam com o conceito de nearshoring:

1. As empresas procuram especialistas de TI na sua região. No entanto, sem sucesso: as posições não podem ser preenchidas apesar de recrutamento intensivo. Existe uma escassez de trabalhadores qualificados.
2. Os especialistas de TI podem ser encontrados localmente. No entanto, os salários não são comportáveis para as empresas, ou seja, os especialistas de TI são demasiado caros.

Quer seja a escassez de trabalhadores qualificados ou os salários elevados que estão a pressionar as empresas, o resultado é o mesmo. Para permanecer competitivo e continuar a gerir a sua empresa com sucesso, começa a procurar alternativas.

Este é frequentemente o início da reflexão sobre outsourcing. Os serviços deixam de ser prestados dentro da própria empresa, mas são externalizados. Para outros fornecedores, para outras localizações, para outros países.

Onshoring, nearshoring, offshoring – Qual é a diferença?

O tema do outsourcing é bastante abrangente e existem algumas relações básicas que os decisores precisam de conhecer. Uma distinção importante é feita pelos termos onshoring, nearshoring e offshoring.

Onshore é quando o trabalho é realizado no mesmo país onde a empresa está localizada. Para uma empresa alemã, isto seria outra filial na Alemanha ou uma cooperação com um prestador de serviços sediado na Alemanha.

Se a distância entre o país de outsourcing e a Alemanha for superior a 3 horas de avião, estamos a falar de offshoring. Estamos a falar de países como a Índia, o Extremo Oriente, a América do Sul, etc.

Falamos de nearshore quando são necessárias 1-2 horas de voo para chegar ao país de destino. Isto significa Europa de Leste, Europa do Sul ou Norte de África.

Esta distinção é importante porque diferentes fusos horários e diferenças horárias, diferenças culturais, custos e competências linguísticas estão associados a diferentes regiões.

Quanto mais distante estiver um país, maiores se tornam as diferenças culturais, por exemplo, e mais difícil é reunir-se pessoalmente. Se as diferenças culturais forem demasiado grandes, isto pode facilmente levar a problemas de compreensão – mesmo que as competências linguísticas de ambos os lados sejam boas. Porque é frequentemente importante compreender o que se pretende dizer nas entrelinhas. A comunicação ocorre sempre num contexto cultural.

Freelancer, fornecedor de outsourcing ou entidade jurídica própria?

Outro fator a considerar é a duração do projeto. Trata-se de um projeto de algumas semanas ou alguns meses, ou é necessária uma equipa indefinidamente? Se um projeto durar apenas algumas semanas ou meses, então pode fazer sentido procurar um freelancer – por exemplo, em portais apropriados como o Upwork.

No entanto, se o projeto demorar mais tempo e for necessária uma equipa em vez de um indivíduo, então é aconselhável investir mais tempo e esforço na escolha certa de outsourcing e trazer a bordo um fornecedor de outsourcing que, por exemplo, tenha conhecimento local ou forneça a infraestrutura, como salas e TI.

E se houver até um pipeline completo de projetos ou um produto a desenvolver, então existe uma maior tendência para ter a sua própria equipa de desenvolvimento de software ou subsidiária no estrangeiro. As considerações de propriedade intelectual (PI) também desempenham aqui um papel importante.

Modelos de cooperação em nearshoring

Uma vez que uma empresa tenha decidido trabalhar com um fornecedor de outsourcing, a próxima coisa a considerar é como o contrato será estruturado. Na Alemanha, conhecemos normalmente dois modelos padrão de cooperação:

• o contrato de prestação de serviços no qual um serviço é devido e
• o contrato de empreitada, onde o resultado, o trabalho, no nosso caso o software, é devido.

Ambos os modelos envolvem também questões importantes de segurança social e direito laboral. A analogia da «caixa branca” vs. a «caixa preta” é frequentemente utilizada. Na caixa branca, podemos ver o interior, enquanto na caixa preta só podemos ver a casca exterior.

Vamos elaborar sobre o que se pretende aqui.

Caixa Preta – O Contrato de Empreitada

Uma caixa preta é um contrato de empreitada clássico. O cliente descreve o produto final e o empreiteiro especifica um preço, uma data de entrega e é, em última análise, responsável por entregar o produto.

No desenvolvimento de software, isto apresenta-se assim:

• Uma especificação é preparada pelo cliente, que pode ser muito longa.
• É acordado um preço fixo, que deve ser pago pelo cliente quando o software for entregue, ou seja, o serviço for prestado.
• O parceiro de outsourcing fornece informações contínuas sobre o estado e o progresso do projeto.

Na prática, no entanto, isto parece frequentemente bastante diferente. Os seguintes problemas são bastante comuns no desenvolvimento de software:

• Os requisitos são frequentemente alterados pelo cliente e o preço deve ser ajustado em conformidade.
• Tanto o cliente como o empreiteiro descobrem a meio do projeto que a especificação está incompleta. No entanto, estas lacunas têm um impacto massivo no preço, porque deve ser gasto tempo de desenvolvimento adicional ou são necessários recursos adicionais para as colmatar. É aqui que se esconde um grande potencial de conflito.
• Além disso, os fornecedores fazem frequentemente pressupostos diferentes com base na especificação. Portanto, não é necessariamente sensato escolher o fornecedor mais barato ao comparar preços entre diferentes fornecedores de outsourcing, porque o prestador de serviços de baixo custo pode ainda ter negligenciado estas lacunas numa extensão muito maior do que o fornecedor mais caro.
• O cliente não tem visibilidade nem poder de decisão sobre quem está a trabalhar no software e se o software está a ser desenvolvido de forma eficiente.

Pela nossa experiência, pelo menos 30 % destes projetos correm mal na indústria de software porque ou o orçamento, a qualidade ou os prazos não são cumpridos.

Caixa Branca – O Contrato de Prestação de Serviços

Com uma solução de caixa branca em outsourcing, é feito um acordo para um serviço. Isto apresenta-se assim em detalhe:

• O parceiro de outsourcing apresenta especialistas adequados ao cliente. O cliente decide com que especialistas de TI quer trabalhar.
• Não é acordado um preço fixo, mas uma taxa horária por colaborador.
• O cliente atribui tarefas aos membros da equipa. Está constantemente em contacto próximo com a equipa e lidera-a.
• Além disso, define quais os métodos e processos a utilizar (Kanban, Scrum, etc.).
• Uma vez que o cliente está próximo do processo e da equipa, pode ajustar de forma muito flexível os requisitos para chegar ao objetivo mais rapidamente. Também recebe feedback rápido da equipa.

A vantagem aqui é que os custos podem ser poupados e ocorre um desenvolvimento de produto mais flexível. Uma vez que não existem especificações rígidas, o produto é desenvolvido de forma incremental, do protótipo ao produto final, de forma ágil.

Tal colaboração pode ser de curto prazo, trabalhando com freelancers, ou de longo prazo, com uma equipa de desenvolvimento interna.

Qual é a implementação prática?

Para projetos de longo prazo e maiores, é vantajoso escolher uma solução individual, porque ambas as formas (caixa branca ou preta) frequentemente não são as soluções ideais. Ao combinar partes de ambas as formas contratuais, as necessidades individuais de ambas as partes contratantes podem ser muito bem representadas.

Por exemplo, uma equipa dedicada pode estar localizada num fornecedor de outsourcing. Os membros da equipa trabalham exclusiva e 100 % para o cliente. A equipa é montada especificamente para o cliente. O recrutamento é tratado pelo fornecedor de outsourcing – a decisão final sobre com quem o cliente quer trabalhar, por outro lado, é tomada pelo cliente.

Naturalmente, também é possível estabelecer uma subsidiária local. No entanto, isto requer já ter adquirido alguma experiência em outsourcing e nearshoring. Além disso, deve estar disponível um conhecimento muito bom do respetivo mercado de trabalho, língua, cultura, níveis salariais, direito laboral, direito empresarial, etc.

Muito frequentemente, pode atingir o seu objetivo mais rapidamente se utilizar o conhecimento existente de um fornecedor de outsourcing, porque eles têm este conhecimento necessário. Isto significa que o cliente pode então recorrer à experiência do fornecedor no mercado local no país de destino. Além disso, o espaço de escritório do fornecedor pode ser utilizado e as atividades de back-office e administrativas podem ser-lhe entregues.

Vale bem a pena considerar acordar uma «cláusula de buy-out” com o parceiro de outsourcing: é acordada uma taxa por consultor de TI. Isto é particularmente interessante para startups que querem representar mais pessoal na sua própria folha de pagamento aos seus investidores. Na nossa experiência, tais considerações fazem sentido uma vez atingido um certo tamanho de equipa.

Conclusão

Vale a pena analisar mais de perto o tema do nearshoring. Questões fundamentais precisam de ser esclarecidas antecipadamente.

As vantagens da solução de caixa branca são óbvias. No entanto, devemos salientar um ponto muito importante: só pode utilizar esta solução com todos os seus benefícios se tiver a experiência necessária na gestão de equipas à distância e se o processo de desenvolvimento de software na sua própria empresa estiver concebido em conformidade. O trabalho remoto deve já ser vivido.

Sem este pré-requisito, os projetos de nearshoring estão condenados ao fracasso. Portanto, é importante examinar se está «Nearshore Ready«.