Tout ce que vous devez savoir sur les problèmes de communication et le turnover des employés

En externalisant des services ou des projets de développement logiciel, vous pouvez mieux atteindre les objectifs de l’entreprise. En nearshoring, deux options s’offrent à vous : vous pouvez travailler avec un prestataire qui développe le produit fini pour vous (mot-clé : outsourcing) ou qui met à votre disposition les développeurs nécessaires dans le pays de nearshoring (mot-clé : outstaffing ou équipe dédiée). Si vous choisissez le second modèle, vous disposez de plus de liberté pour façonner le projet, mais vous assumez la responsabilité du projet et gérez vous-même l’équipe de développement logiciel. Les projets ne se gèrent pas tout seuls. Votre équipe sera confrontée à plusieurs défis qu’il faudra surmonter. Dans ce qui suit, nous expliquons pourquoi vous devez prêter attention aux problèmes de communication et à un fort turnover des employés. Vous apprendrez également comment mener à bien vos projets de nearshoring grâce à une expertise culturelle, technique et managériale.

Défis courants dans les projets de nearshoring

Mais commençons par examiner les défis auxquels les équipes de développement logiciel sont confrontées en nearshoring. Cette liste n’est pas exhaustive, mais elle se concentre sur des défis très typiques et parmi les plus fréquents.

Priorisation et évolution des objectifs

Même si les exigences ont été initialement spécifiées et les objectifs du projet définis et priorisés, les changements sont assez fréquents. Quelles en sont les raisons ? Souvent, de nouvelles exigences et fonctionnalités apparaissent et doivent être développées. Ou bien une vision produit ne peut pas être mise en œuvre comme prévu initialement et doit être ajustée. Chaque changement affecte inévitablement les trois paramètres : le temps, le coût et la qualité/les performances. Par conséquent, modifier les priorités tout en atteignant malgré tout les objectifs du projet n’est pas une tâche anodine, mais un défi majeur du développement logiciel.

Vitesse – le facteur temps

Un problème fréquent est la vitesse à laquelle le logiciel est développé. Souvent, cela prend plus de temps que prévu et planifié au départ. Ou bien des changements et des fonctionnalités supplémentaires ralentissent l’ensemble du projet. Le produit est finalisé plus tard, ce qui, par exemple, augmente les coûts de développement.

Pression

La pression apparaît inévitablement comme conséquence des deux points mentionnés ci-dessus. Si les exigences et les objectifs changent pendant le projet, si les tâches sont repriorisées et si les délais de développement s’allongent, cela crée de la pression : terminer à temps, respecter le budget et livrer malgré tout une très bonne qualité.

Qualité et processus de développement

En parlant de qualité, il arrive aussi, dans les projets de développement en nearshoring, que la qualité du logiciel ne soit pas conforme aux attentes. Un très bon chef de projet ou responsable de livraison est nécessaire pour y remédier. De manière générale, il convient également de définir et de spécifier précisément, pour une équipe nearshore, selon quels processus et méthodes le logiciel est développé.

Communication

Les problèmes de communication surviennent assez fréquemment dans les équipes de développement. En particulier sous la pression du temps, le ton devient souvent plus dur. Toutefois, des raisons techniques, linguistiques et culturelles peuvent également entraîner des problèmes de communication, voire des conflits au sein de l’équipe. C’est pourquoi nous examinerons plus en détail, plus loin, quelles sont ces raisons et comment vous pouvez les prévenir.

Motivation et esprit d’équipe

Les équipes nearshore travaillent à distance. L’équipe se compose d’une équipe interne et d’une équipe externe sur l’emplacement côtier. Ou bien l’équipe de développement est entièrement située dans le pays de nearshoring, et seul le chef de projet ou le CTO se trouve sur le site d’origine. Quelle que soit la configuration, il est important de constituer une équipe, de maintenir une forte motivation des employés et de travailler vers un objectif commun. Car dès que la motivation baisse, la qualité du travail diminue également, et les employés sont plus susceptibles de partir.

Turnover des employés

Cela nous amène au sujet du turnover des employés. Le départ d’employés peut mettre en péril un projet entier. En effet, il est plus fréquent, dans les projets de nearshoring, que des employés quittent l’équipe. En raison de délais de préavis courts, une transition vers un nouvel employeur peut être rapidement finalisée. Il faut l’éviter ; c’est pourquoi, dans cet article de blog, nous abordons également la question de savoir pourquoi quelqu’un quitte l’équipe et ce que vous pouvez faire à ce sujet. Mais commençons par le thème de la communication.

Problèmes de communication : quelles en sont les causes ?

La communication s’inscrit dans un contexte culturel. La maîtrise de l’anglais ne provoque pas, en soi, de difficultés. Cependant, même si l’anglais est correct, des difficultés linguistiques persistent en raison des nuances de sens (que signifie exactement quelqu’un lorsqu’il dit « Maybe » ?) ou de la structure. Cette dernière se manifeste, par exemple, dans de longs e-mails où le lecteur se demande ce que l’autre personne veut exactement transmettre. Souvent, dans les projets nearshore, on communique trop par écrit, avec trop d’e-mails. Les malentendus sont inévitables, car il n’est pas possible de déterminer le sens exact à partir des expressions faciales, des gestes ou en posant des questions, comme ce serait le cas dans une conversation. Vous devez également être attentif aux différences culturelles. Une forte distance hiérarchique, combinée au respect des supérieurs, peut conduire une personne en position subordonnée à ne pas dire « non ». De même, cette personne ne dira pas qu’une chose n’est pas faisable ou qu’elle ne peut pas faire quelque chose. Nous supposons alors qu’elle prendra en charge une tâche, ce qui n’est pas le cas. Du point de vue du Product Owner, les exigences sont formulées clairement et sans ambiguïté. Pourtant, l’équipe de développement ne les comprend pas. Cela peut être dû à la langue, à l’expérience préalable et aux connaissances que chaque individu apporte. Il en va de même pour les processus : soit ils n’existent pas, soit ils sont mal mis en place. Il n’est pas toujours clair quand et qui parle à qui. Les réunions ne sont pas suffisamment préparées. Ce qui est souvent frappant en nearshoring : les objectifs de l’entreprise ne sont pas communiqués. Même si l’équipe de développement est géographiquement éloignée, elle veut tout de même connaître la direction et sa contribution. Enfin, des problèmes techniques (matériel utilisé, outils déployés) peuvent également être la raison pour laquelle la communication ne fonctionne pas de manière fluide.

Comment éviter les problèmes de communication avec l’équipe de nearshoring ?

Lors de l’entretien, vérifiez si les compétences en anglais sont réellement présentes et à quel niveau. Sans compétences linguistiques suffisantes, toute collaboration devient difficile, voire impossible. Soyez respectueux et reconnaissant envers tous les employés, quelle que soit leur origine ou qu’ils fassent partie de l’équipe interne ou nearshore. Dites ce que vous pensez et pensez ce que vous dites. Soyez précis et vérifiez que vous avez été compris. Plus important encore : prenez le temps, écoutez. Assurez-vous de bien comprendre ce que l’autre personne veut communiquer. Mettre en place un plan de communication peut être très utile. Cela nécessite également un ordre du jour et des objectifs. En utilisant les questions en W (quoi, qui, quand, où, etc.), vous pouvez vous assurer que rien n’est oublié pendant les réunions. Même si celles-ci doivent être limitées dans le temps, veillez tout de même à ce qu’une compréhension commune de ce que chacun doit faire soit atteinte.

Raisons d’un fort turnover des employés en nearshoring

Les employés ne restent généralement pas dans la même entreprise toute leur vie. Un certain niveau de turnover est normal. Toutefois, si les employés ne restent dans l’entreprise que très peu de temps ou si plusieurs employés partent sur une période très courte, il existe certainement une raison à ce fort turnover des employés. Il convient de l’analyser, car, dans le pire des cas, cela peut mettre en péril un projet nearshore entier. L’initiative pourrait échouer. De notre point de vue, il existe deux raisons principales au départ des employés : un mauvais management et de meilleures opportunités de carrière dans une autre entreprise. De meilleures opportunités de carrière peuvent être offertes par des incitations financières : on gagne plus d’argent ailleurs. Mais elles peuvent aussi être liées au contenu : le nouveau poste, le projet associé et les technologies utilisées sont plus intéressants. Le développeur logiciel peut ainsi acquérir de nouvelles compétences, ce qui favorise sa carrière à long terme. Un nouveau projet signifie aussi de nouveaux supérieurs et chefs de projet. Il n’est pas rare que des employés changent parce qu’ils s’entendent mieux avec le nouveau responsable et échappent au mauvais management de leur poste actuel. Que signifie « mauvais management » ? Une équipe est mal gérée s’il n’y a aucune cohésion d’équipe. S’il n’y a pas d’identité d’équipe. C’est un signe clair que quelque chose ne va pas. Même si l’équipe se divise en deux factions ou plus, quelque chose ne va pas et les problèmes sont inévitables. Dans le nearshore, cela arrive souvent parce qu’une sorte de système de classes prévaut. Alors que l’équipe interne « peut tout faire », l’équipe de nearshoring est limitée. Cela peut prendre des formes très diverses : des informations sont retenues, il y a moins de communication avec l’équipe, elle est moins bien équipée sur le plan technique, et bien plus encore. En nearshoring aussi : chaque fois que nous agissons en patron plutôt qu’en leader, des problèmes surviennent. Les compétences en leadership sont plus nécessaires que jamais.

Comment retenir les employés au sein de l’équipe ?

Communiquez avec les employés d’égal à égal. Créez un lien en autorisant, par exemple, le small talk et en y consacrant du temps. Identifiez ce qui motive chaque personne. Allez à la rencontre des collègues là où ils en sont. Tout aussi important : expliquez régulièrement « où va le voyage ». Quels sont les prochains objectifs, tâches, jalons, etc. ? Rencontrez régulièrement vos employés en personne. Même si des réunions en face à face peuvent aussi avoir lieu en ligne, le contact personnel est irremplaçable. Les échanges personnels sont plus faciles à mettre en œuvre en nearshoring que dans les projets d’offshoring, caractérisés par une grande distance géographique. Les mesures de team building aident à constituer une équipe et à maintenir la motivation et l’identité d’équipe. Il peut s’agir d’événements d’équipe ou de fêtes. Réfléchissez à la manière dont vous organisez cela et à qui vous confiez le rôle de « Happiness Manager ». Pour de très grandes équipes, il peut être pertinent d’avoir une personne qui s’en occupe principalement, voire exclusivement. Attribuez les tâches à l’équipe en fonction des rôles et des compétences des employés. Grâce à une bonne gestion des compétences, vous évitez qu’une personne ne corresponde pas au poste ou n’assume mal son rôle. L’employé part alors, ou pire encore, des collègues partent parce qu’ils considèrent, par exemple, le manager incompétent. Souvent, leur seule option restante est la démission. Cela vaut non seulement pour les développeurs logiciels, mais aussi pour le manager. Si un mauvais management est la raison du turnover des employés, vous devrez inévitablement remplacer le manager. Ce n’est qu’avec un nouveau manager que le projet peut encore être sauvé. Il existe pratiquement un point de non-retour. Avant que les employés ne partent, la motivation a généralement déjà fortement diminué et l’ambiance de l’équipe est mauvaise. Comment savoir quelle est l’ambiance, si quelque chose évolue dans le mauvais sens ? Par l’observation, en interrogeant le chef de projet, par des échanges, et via des enquêtes régulières, de préférence anonymes. Restez à jour concernant le niveau de salaire. Informez-vous sur l’évolution des salaires dans le pays concerné. Un headhunting intense de programmeurs signifie que de bons développeurs peuvent être rapidement débauchés si leur salaire n’est plus compétitif. Les salaires doivent donc être ajustés en conséquence.

Quelles améliorations sont possibles ? – notre conclusion

Si une équipe est bien gérée, la performance augmente de 50 à 100 % selon nous. Un bon management est donc crucial en nearshoring et dans les grandes équipes. Il faut des leaders, pas des patrons. Des managers à l’écoute de l’équipe, qui en prennent le pouls, équilibrent les intérêts de l’équipe et des parties prenantes, et agissent à temps lorsque des changements sont nécessaires. Parfois, un peu de diplomatie est plus qu’utile. Cela signifie que les entreprises doivent investir du temps et de l’argent pour y parvenir. 5 à 10 % du budget total de développement logiciel devraient y être consacrés. Selon la taille de l’équipe, il peut s’agir d’une personne à temps plein ou à temps partiel, responsable de ce programme d’amélioration global, qui s’occupe de l’équipe et met en place des processus. Et n’oubliez pas le facteur plaisir : votre équipe et vous-même devez vous sentir à l’aise et être motivés pour que votre projet de nearshoring soit un succès.