Как служителите в дистанционни екипи си сътрудничат успешно
През последните години термини като „напълно разпределен екип“ и „дистанционен екип“ стават все по-често срещани. Съществуват множество публикации за това кои инструменти да се използват, за да се овладеят комуникацията и координацията.
В същото време групата от хора, които не вярват в дистанционните екипи, все още е огромна.
Смятаме, че е полезно, от една страна, да се прави разлика между различните видове дистанционна работа, а от друга – да се разбере какво е действителното предизвикателство. Едва след това трябва да говорим за инструменти и процеси.
Тази публикация в блога има за цел да Ви даде първоначална представа по темата за „дистанционните екипи“.
Какви са видовете „дистанционна работа“?
Термините „дистанционна работа“ или „работа от разстояние“ вече са твърдо установени в нашия речник. Те обаче често се използват за много различни сценарии. В нашата практика сме запознати с три възможни варианта.
Фиксирана цена и фиксиран обхват
В този сценарий има добре дефинирана задача, която трябва да бъде изпълнена. Предавате задачата или проекта на фрийлансър и плащате фиксирана цена. Пример за това е графичен дизайнер, който е помолен да създаде брошура.
Този случай не е проблематичен, тъй като не става въпрос за екип. Освен това цената и изпълнението са ясно дефинирани. Ако услугата не бъде предоставена, не се извършва и плащане.
Постоянен служител
Това означава служител, нает от компания, който често работи от вкъщи, но също така редовно присъства в офиса.
Няколко софтуерни разработчици
Те живеят в различни държави, разпръснати по целия свят, и никога или изключително рядко се виждат лично. Разработчиците работят на почасова база или са на постоянен договор. Заедно като екип те създават софтуерно приложение.
Предизвикателството на дистанционната работа се крие в сценарии 2 и 3, когато е ангажиран екип, който трябва да бъде управляван. В тази публикация ще разгледаме именно тези случаи.
Специфичната характеристика на дистанционните екипи
За да разберем какво е истинското предизвикателство, трябва да се поставим, от една страна, на мястото на човека, работещ дистанционно, а от друга – на човека, който координира работата като мениджър или отговорник за бюджета.
Когато седите заедно в офис, Вие несъзнателно усвоявате информация. Това се отнася например за настроението на колегите, което може да бъде заразно и мотивиращо. Можете също така да видите дали някой работи много интензивно върху нещо или е по-спокоен в ежедневието си.
Освен това получавате повече подробности за проекта чрез неофициални разговори. Често тази информация е важна, но Вие дори не го осъзнавате. Притискането от времето и спешността на задачите се възприемат по-лесно.
Този поток от информация с психологически ефекти напълно липсва при дистанционна работа или работа от домашен офис. Това може да доведе до различни последици.
Какво е въздействието на „дистанционната работа“?
Ефектите върху екипа и мениджъра са многобройни. Тъй като служителите не присъстват физически, мениджърът не винаги е убеден, че екипът работи, а има усещането, че колегите си прекарват добре.
Отделните членове на екипа чувстват дистанция от останалите и понякога развиват по-малка амбиция. Те се нуждаят от груповата динамика, за да работят ефективно и с мотивация.
Поради липсата на малки, но важни детайли, членовете на екипа не винаги могат да изпълняват задачите си по идеален начин.
Тези ефекти могат значително да повлияят на продуктивността и креативността на екипа. Многобройни опити за създаване на напълно разпределен екип са се проваляли. Ето защо е важно да се разпознае какви мерки да се предприемат, за да не се застраши успехът.
Контролиране на дистанционния екип с правилните мерки
Подходящите мерки трябва да гарантират, че цялата релевантна информация е добре структурирана, разпределена и възприета, така че всеки служител да може да изпълнява задачите си качествено.
Допълнително е важно да се прецени (приблизително) колко работи даден служител – както като време, така и като количество и задачи.
Като следваща цел трябва да се изгради и постоянно да се поддържа екипен дух, така че служителите да бъдат мотивирани.
Решаващият фактор е подборът на служители
Още в самото начало екипите могат да бъдат обречени на провал, ако не се обърне внимание на правилния подбор на служители. Обърнете по-сериозно внимание на следните характеристики, дори повече, отколкото при стандартен офис сценарий:
- В по-голяма степен служителят трябва да може да работи самостоятелно и да координира себе си и ежедневието си. Самодисциплината играе централна роля тук.
- Много важна е способността за ясно и компактно изразяване, както устно, така и писмено. Това помага да се избегнат недоразумения. Трябва да се поддържа приятелски тон.
Нашият опит показва, че интервютата за подбор са „решаващи за битката“. Тук дори младите HR мениджъри често са затруднени, защото им липсва опит как да идентифицират правилния кандидат, който да се впише добре в екипа.
Няколко съвета за дистанционни екипи
Предимство е новият служител да присъства физически на място за въвеждане в работата. Това създава лична връзка с компанията и екипа. Адаптацията е по-лесна, защото въпросите могат да се задават по-бързо.
За различните проблеми са необходими различни видове срещи. От една страна, някои срещи се използват за структуриране на работата, а от друга – срещи, на които по-скоро се разпределят работата и задачите.
Много е важно резултатът от първата категория срещи да бъде въвеждането на задачите в система и описването им с достатъчно детайли. Втората категория срещи е по-скоро ежедневен ритуал. Тези екипни срещи се използват за определяне на това кой върху какво работи и дали има някакви пречки, кой може да помогне и т.н.
Използването на телефон и имейл има значителни недостатъци при управлението на дистанционни екипи. По-добре е да се използват системи като Zoom, Slack, Microsoft Teams и др., защото тук могат да се създават специфични за темата комуникационни канали и комуникацията може да се осъществява почти като в разговор на живо.
Съществува и опцията за комуникация с времево забавяне. Освен това участниците могат да бъдат добавяни към или премахвани от даден комуникационен канал. Тази гъвкавост и фокус се оказаха много полезни.
При липсата на офис кухня и разговори в коридора е необходим заместител, който да насърчава емоционалната връзка между служителите. Това помага за създаването на екипен дух. Препоръчително е да се създават специални чатове за лични теми. Ръководството трябва първоначално да поеме ролята на модел тук и да прави неща като споделяне на няколко снимки от ваканция или поздравления за рожден ден.
Доколкото е финансово възможно, екипът трябва да се среща няколко пъти годишно. Тримесечното планиране може например да бъде комбинирано с обща екскурзия (туризъм, рафтинг или подобни). Това е особено важно в самото начало, когато екипът се събира за първи път и започва работата си.
Заключение
Дистанционните екипи се управляват по-трудно от екипите, работещи заедно в една и съща сграда или офис. Подборът на служители, комуникацията, инструментите и процесите на управление са от съществено значение.
Прочетете нашата публикация в блога за това как най-добре да постъпите при изграждането на екип за софтуерна разработка и кои стратегии и инструменти могат да Ви помогнат във Вашите проекти.
Комуникацията с дистанционни екипи невинаги е лесна. Комуникационни проблеми възникват често, но могат да бъдат елиминирани с подходящите знания и мерки.
Накрая, ето няколко линка към компании, които са се утвърдили като пионери в областта на дистанционните екипи:
