Всичко, което трябва да знаете за проблемите с комуникацията и текучеството на служители

Чрез аутсорсинг на услуги или проекти за разработка на софтуер можете по-добре да постигнете своите бизнес цели. При ниършоринг пред Вас има две възможности: можете да работите с доставчик на услуги, който разработва крайния продукт за Вас (ключова дума: аутсорсинг), или който Ви осигурява необходимите разработчици в ниършор държавата (ключова дума: аутстафинг или специализиран екип). Ако изберете втория модел, имате повече свобода при оформянето на проекта, но носите отговорността за него и сами управлявате екипа за разработка на софтуер. Проектите не се движат сами. Вашият екип ще се изправи пред няколко предизвикателства, които трябва да бъдат преодолени. В следващите редове обясняваме защо трябва да обърнете внимание на проблемите с комуникацията и високото текучество на служители. Ще научите също как успешно да реализирате Вашите ниършор проекти с културна, техническа и управленска експертиза.

Често срещани предизвикателства при ниършор проекти

Но първо, нека разгледаме предизвикателствата, пред които са изправени екипите за разработка на софтуер при ниършоринг. Това не е изчерпателен списък, но той стеснява избора до много типични и най-често срещани предизвикателства.

Приоритизиране и променящи се цели

Дори ако първоначално изискванията са били уточнени, а целите на проекта – дефинирани и приоритизирани, промените са доста често срещани. Какви са причините за това? Често възникват нови изисквания и функционалности, които трябва да бъдат разработени. Или визията за продукта не може да бъде реализирана според първоначалните представи и трябва да бъде коригирана. Всяка промяна неизбежно засяга трите параметъра: време, цена и качество/производителност. Следователно промяната на приоритетите и същевременно успешното постигане на целите на проекта не е тривиална задача, а голямо предизвикателство в софтуерната разработка.

Скорост – факторът време

Често срещан проблем е скоростта, с която се разработва софтуерът. Често това отнема повече време от първоначално предвиденото и планираното. Или промените и допълнителните функции забавят целия проект. Продуктът е завършен по-късно, което например повишава разходите за разработка.

Натиск

Натискът неизбежно възниква като следствие от двете точки, споменати по-горе. Ако изискванията и целите се променят по време на проекта, задачите се преприоритизират и времето за разработка се удължава, това създава натиск: да се приключи навреме, да се остане в рамките на бюджета и все пак да се достави много добро качество.

Качество и процес на разработка

Говорейки за качество, при ниършор проектите за разработка също се случва качеството на софтуера да не е според очакванията. Нужен е много добър мениджър на проекти или мениджър по доставките, за да се противодейства на това. Като цяло трябва също така точно да се дефинира и уточни за ниършор екипа според какви процеси и методи се разработва софтуерът.

Комуникация

Проблеми с комуникацията възникват доста често в екипите за разработка. Особено под натиска на времето тонът често става по-остър. Технически, езикови и културни причини обаче също могат да доведат до комуникационни проблеми и дори до конфликти в екипа. Ето защо по-късно ще разгледаме по-подробно какви са тези причини и как можете да ги предотвратите.

Мотивация и екипен дух

Ниършор екипите работят в дистанционна среда. Екипът се състои от вътрешен екип и външен екип в ниършор локацията. Или екипът за разработка се намира изцяло в ниършор държавата, а само мениджърът на проекта или техническият директор (CTO) е в основната локация. Каквато и да е конфигурацията, важно е да се сформира екип, да се поддържа висока мотивация на служителите и да се работи за обща цел. Защото веднага щом мотивацията намалее, качеството на работата също спада и служителите са по-склонни да напуснат.

Текучество на служители

Това ни отвежда до темата за текучеството на служители. Напускането на служители може да застраши целия проект. Всъщност при ниършор проектите е по-често срещано служителите да напускат екипа. Поради кратките срокове за предизвестие, преминаването към нов работодател може да приключи бързо. Това трябва да бъде предотвратено, поради което в тази публикация в блога разглеждаме и въпроса защо някой напуска екипа и какво можете да направите по въпроса. Но първо, нека разгледаме темата за комуникацията.

Проблеми с комуникацията: какви са причините?

Комуникацията се осъществява в културен контекст. Владеенето на английски език само по себе си не причинява трудности. Въпреки това, дори ако английският е правилен, езиковите трудности продължават поради нюанси в значението (какво точно се има предвид, когато някой каже „Може би“?) или структурата. Последното е очевидно например в дълги имейли, където читателят се чуди какво точно иска да предаде другият човек. Често в ниършор проектите се комуникира твърде много писмено, с твърде много имейли. Недоразуменията са неизбежни, тъй като не е възможно да се определи точното значение от изражението на лицето, жестовете или чрез задаване на въпроси, както би било в разговор. Трябва също така да бъдете чувствителни към културните различия. Голямата дистанция на властта, съчетана с уважение към началниците, може да доведе до това някой да не каже „Не“, когато е на подчинена позиция. По същия начин този човек няма да каже, че нещо не е осъществимо или че не може да направи нещо. Тогава ние приемаме, че този човек ще се справи със задачата, което не е така. От гледна точка на собственика на продукта (Product Owner), изискванията са ясно формулирани и недвусмислени. Екипът за разработка обаче не ги разбира. Това може да се дължи на езика, предишния опит и съществуващите знания, които всеки индивид притежава. Същото важи и за процесите: те или не съществуват, или са лошо организирани. Не винаги е ясно кога и кой с кого разговаря. Срещите не са достатъчно подготвени. Нещо, което често се забелязва при ниършоринг: целите на компанията не се съобщават. Дори ако екипът за разработка е географски отдалечен, те все пак искат да знаят посоката и своя принос. И накрая, технически проблеми (използван хардуер, внедрени инструменти) също могат да бъдат причината комуникацията да не функционира гладко.

Как можете да избегнете проблемите с комуникацията с ниършор екипа?

По време на интервюто проверете дали уменията по английски език наистина са налице и колко добри са те. Без достатъчни езикови познания всяко сътрудничество става трудно до невъзможно. Бъдете уважителни и оценяващи към всички служители, независимо от техния произход или дали са част от вътрешния или ниършор екипа. Казвайте това, което мислите, и мислете това, което казвате. Бъдете прецизни и проверявайте дали сте били разбрани. Още по-важно: отделете време, слушайте. Уверете се, че и Вие разбирате какво иска да съобщи другият човек. Създаването на комуникационен план може да бъде много полезно. Това изисква също дневен ред и цели. Използвайки въпросите „какво, кой, кога, къде и т.н.“, можете да гарантирате, че нищо няма да бъде забравено по време на срещите. Въпреки че те трябва да бъдат ограничени във времето, все пак се уверете, че е постигнато общо разбиране за това какво трябва да направи всеки.

Причини за високо текучество на служители при ниършоринг

Служителите обикновено не остават в една и съща компания през целия си живот. Определено ниво на текучество е нормално. Въпреки това, ако служителите остават в компанията само за много кратко време или няколко служители напуснат в рамките на много кратък период, тогава със сигурност има причина за това високо текучество. Това трябва да бъде проучено, защото в най-лошия случай може да застраши целия ниършор проект. Начинанието може да се провали. От наша гледна точка има две основни причини за напускането на служители: лошо управление и по-добри възможности за кариера в друга компания. По-добрите възможности за кариера могат да бъдат осигурени чрез финансови стимули. Човек печели повече пари другаде. Те обаче могат да бъдат и свързани със съдържанието. Новата работа, свързаният с нея проект и използваните технологии са по-интересни. По този начин софтуерният разработчик може да изгради нови компетенции, което насърчава кариерата му в дългосрочен план. Новият проект означава и нови ръководители и мениджъри на проекти. Не е необичайно служителите да се преместят, защото се разбират по-добре с новия шеф и бягат от лошото управление на настоящата си работа. Какво означава „лошо управление“? Един екип се управлява лошо, ако няма екипно сплотяване. Ако няма екипна идентичност. Това е ясна индикация, че нещо не е наред. Дори ако екипът се раздели на две или повече фракции, нещо не е наред и проблемите са неизбежни. В ниършор сферата това често се случва, защото преобладава вид класова система. Докато вътрешният екип „може всичко“, ниършор екипът е ограничен. Това може да бъде много разнообразно: информацията се укрива, има по-малко комуникация с екипа, той е технически по-слабо оборудван и много други. При ниършоринг също: винаги когато действаме като шеф, а не като лидер, възникват проблеми. Лидерските компетенции са необходими повече от всякога.

Как можете да задържите служителите в екипа?

Комуникирайте със служителите като с равни. Установете връзка, като например позволите неформални разговори и планирате време за тях. Разберете какво мотивира всеки отделен човек. Подхождайте към колегите според техните нужди. Също толкова важно: редовно обяснявайте „накъде отива пътуването“. Какви са следващите цели, задачи, етапи и т.н.? Срещайте се редовно лично с Вашите служители. Въпреки че срещите лице в лице могат да се провеждат и онлайн, личният контакт е незаменим. Личният обмен е по-лесен за изпълнение при ниършоринг, отколкото при офшорни проекти, които се характеризират с голямо географско разстояние. Мерките за изграждане на екип помагат за сформирането на екип и поддържането на мотивацията и екипната идентичност. Това могат да бъдат екипни събития или партита. Помислете как организирате това и на кого поверявате ролята на „мениджър по щастието“. За много големи екипи може да има смисъл да има човек, който основно или изключително се грижи за това. Възлагайте задачи на екипа въз основа на ролите и компетенциите на служителите. Чрез добро управление на уменията предотвратявате ситуация, в която някой не е подходящ за позицията или изпълнява ролята лошо. Тогава служителят напуска или, което е много по-лошо, колегите напускат, защото например смятат мениджъра за некомпетентен. Често единствената им останала опция е оставката. Това се отнася не само за софтуерните разработчици, но и за мениджъра. Ако лошото управление е причината за текучеството на служители, неизбежно ще трябва да замените мениджъра. Само с нов мениджър проектът все още може да бъде спасен. На практика има точка, от която няма връщане назад. Преди служителите да напуснат, мотивацията обикновено е спаднала значително и настроението в екипа е лошо. Как да разберете какво е настроението, дали нещо се променя към по-лошо? Чрез наблюдение, чрез запитване към мениджъра на проекта, чрез разговори и чрез редовни анкети. За предпочитане анонимни. Бъдете в крак с нивото на заплатите. Информирайте се как се развиват заплатите в съответната страна. Интензивният „лов на глави“ за програмисти означава, че добрите разработчици могат бързо да бъдат привлечени другаде, ако заплатата им вече не е конкурентна. Така че заплатите трябва да бъдат съответно коригирани.

Какви подобрения са възможни? – нашето заключение

Ако един екип се управлява добре, производителността се увеличава с 50-100% от наша гледна точка. Следователно доброто управление е от решаващо значение при ниършоринг и в големи екипи. Нужни са лидери, а не шефове. Мениджъри, които са в синхрон с екипа, усещат неговия пулс, балансират интересите на екипа и заинтересованите страни и действат навреме, когато са необходими промени. Понякога малко дипломатически умения са повече от полезни. Това означава, че компаниите трябва да инвестират време и пари, за да стигнат дотам. За това трябва да бъдат заделени 5-10% от общия бюджет за разработка на софтуер. В зависимост от размера на екипа, това може да бъде човек на пълно или непълно работно време, който отговаря за тази цялостна програма за подобрение, грижи се за екипа и установява процеси. И не забравяйте фактора забавление – Вашият екип и Вие самите трябва да се чувствате комфортно и да бъдете мотивирани, за да бъде Вашият ниършор проект успешен.